キャリアの転機に際し、退職届の提出が必要となる方へ。初めに必要なのは退職届とその封筒の準備です。
一般的な店舗では退職届に適した封筒の取扱いが少ないことがあります。
多くの場合、コンビニでは退職届用の封筒を見つけることが難しいかもしれません。オンラインストアでの購入が速くて便利です。
地元の100円ショップや文具店でもなかなか見つからないため、退職を決めたら、封筒の手配をすみやかに進めることをお勧めします。
この記事では、なぜ退職届用の封筒が一般の店舗で入手困難なのかを解説し、適切な封筒の選び方や準備の手順を説明します。
退職届封筒はオンライン購入を推奨
退職に向けては、退職届と封筒の準備が重要です。
コンビニでは封筒を見つけにくいため、オンラインでの購入が安全で確実です。
本節では、封筒の適切な選び方や購入先について詳述します。
オンラインでの購入が迅速かつ確実！余裕を持っての注文が肝心
転職や退職は、しばしばキャリアの向上や収入増加の機会です。
退職の意志を職場に伝えた後は、退職届とその封筒の準備が必要となります。
コンビニや文具店では、ほとんどの場合退職届用封筒は扱っていないため、他の選択肢を探ることが必要です。
「思ったより封筒を見つけるのが大変だ」と感じるかもしれませんが、市販の封筒の中でも退職届に適したものは特に注意を要します。
選ぶ際には、以下のポイントを考慮してください。
・白色で無地のものを選ぶ ・中身が見えないよう厚手または二重構造を選ぶ
・サイズは書類に合わせること
オンラインでの購入が最も確実な方法です。例えば、特定の白い無地封筒も簡単に見つかります。
さらに、封筒の選び方の詳細を説明します。
白色無地の封筒を選ぶこと、適切なサイズ選び
退職届封筒は特定の色やサイズが必要です。
適当な選択は避け、基本的な要点に注意を払いましょう。
基本①選択するべきは白色のプレーン封筒
業務用封筒として、白色と茶色が主流ですが、退職届を提出する際は白色が望ましいです。
内部が見えないように紫色の補強紙がついた白い封筒や二重構造の封筒が理想的です。
通常は郵送せず直接渡すため、郵便番号欄がある市販の封筒は必要ない場合が多いです。
基本②封筒サイズの選択方法
封筒は、退職届のサイズに合わせて選ぶことが大切です。
退職届は通常B5またはA4サイズで、それに適した封筒サイズは以下の通りです。
- B5サイズ（182×257 mm）用は長形4号（90×205 mm）
- A4サイズ（210×297 mm）用は長形3号（120×235 mm）
この選択により、各サイズの特徴を活かすことができます。
- B5サイズは隠密性に優れ、持ち運びやすい
B5サイズの文書には長形4号封筒が適しており、これらは服の内ポケットや手帳に収めやすいです。
目立たせたくない場合には、B5サイズが適しています。
- A4サイズ・長形3号は一般的で使いやすい
A4サイズの文書は家庭での作成が容易であり、長形3号の封筒に三つ折りで収めることが多いです。
しかし、これは内ポケットには収まりにくく、目立つことがあります。
大きめのサイズを好む方や自宅で準備する方にA4サイズが適しています。
退職届封筒のマナー！記入から収納までの詳細解説
封筒と用紙の選定後は、記入方法に注目し、詳細に説明します。
封筒への記入方法や退職届の挿入の際の適切なマナーを解説します。
封筒記入の3ステップ
封筒の記入方法について、「複雑でわかりにくい」と感じるかもしれませんが、一つ一つ丁寧に説明します。
手順①推奨される筆記具の選択
封筒には「黒色のボールペン」または「万年筆」を使用して記入します。
太すぎるペンや目立つインクは避け、油性インクの0.7mmのペンが推奨されます。
退職届は重要な文書なので、インクがにじんだり消えたりしないように注意が必要です。
適度な太さで読みやすい0.7mmのペンが理想的です。予備の封筒を用意しておくとより安心です。丁寧な筆跡で記入しましょう。
手順②：「退職届」または「退職願」の記入指示
封筒の正面の上中央に、「退職届」か「退職願」を明確に記載し、宛名の記入は省略します。
「退職届」と「退職願」の外見は似ていますが、その意味には重要な差異が存在するため、区別して使用することが重要です。
【種類とその特性】
退職届
・退職を正式に通告する書類
・提出後の撤回は基本的に不可能
・確固たる退職意志がある際に利用する
退職願
・退職の希望を表明する文書
・承認が下りる前なら撤回可能
・条件次第での継続勤務を望む際に選択
勤務条件の改善が期待できる場合は、退職願の提出が適当です。撤回は可能ですが、時として不利な影響を及ぼす可能性があるため、注意して提出する必要があります。
手順③部署名と氏名の書き方
封筒の裏側の左下に、所属部署と自己の名前を記入します。これにより準備は完了し、後は封筒に入れるだけです。
三つ折りの適切な方法：封はそのままで問題なし
文書を封筒に入れる前の準備はシンプルですが、適切な折り方と封筒への挿入が重要です。
手順①退職届（退職願）の三つ折り手順
退職届を作成後、文書を内側に向けて平らな面で三つ折りにします。具体的な折り方は以下の通りです。
①文書を表面を上にして机に置きます。
②文書の下部を上方向に「3分の1」折り上げます。
③次に上部を「3分の1」折り下げます。
折り目はきちんと合わせ、綺麗に完成させましょう。
【美しく仕上げるためのポイント】
A4サイズの場合、一辺が99mm、B5サイズの場合は85mmに折ると美しく仕上がります。定規を使用すると更に精確に折ることができます。
手順②封筒への入れ方
封筒を「裏面」が上になるようにして、三つ折りにした退職届を左に90度回転させて入れます。
退職届の右上角が封筒の裏側から見て右上に来るように配置します。
手順③密封は不要
作業が完了しました。封は接着剤で閉じる必要はないです。
【注意点】 既存の接着剤が付いている封筒を使う場合は、封を閉じて中央に「終」のマークを記入します。「終」マークは封筒が開封されていないことを示します。忘れずに記入しましょう。
退職届の手渡し及び郵送のマナー
退職届を封筒に入れることは、どのように提出するかの重要なステップです。双方が良い関係を維持できるよう、適切なマナーを守ることが大切です。
ここでは、退職届の正しい提出方法について説明します。
直属の上司への直接提出と就業規則の遵守
退職届の提出タイミングは重要です。法定で「退職意向は退職14日前までに表明」とされていますが、可能であれば1ヶ月前に提出することが望ましいです。
【重要なポイント】
職場の規則に従うことが重要です。場合によっては「1か月前」または「3か月前」などの異なる期限が設けられています。
急な退職は組織に影響を与えるため、早めの話し合いが推奨されます。一般的には直接手渡しが基本ですが、病気や事故など特別な理由がある場合は郵送も選択肢に入ります。
手渡しの際は、適切な時間を選び、直属の上司に就業規則に基づいて退職意向を伝えることが望ましいです。会議室のようなプライベートな場所が好ましいです。
退職届は直接の上司にのみ渡し、感謝の意を示しましょう。郵送は体調不良や遠方での出社が困難な場合に限ります。個人的な理由での郵送は控えるべきです。
郵送の際のマナー
退職届を郵送する場合、適切なマナーが求められます。
添え状の役割
郵送では直接の挨拶ができないため、添え状を同封して書面で挨拶します。
【添え状に含める内容】
- 提出日及び退職希望日
- 宛先（会社名・部署・上司名）
- 自分の部署と氏名
- 退職届の送付理由
添え状は季節の挨拶と退職届の送付を明記し、基本情報を正確に書くことが重要です。不安な場合は、インターネットでテンプレートを参考にしてください。
【作成時のポイント】
- 手書きでもタイプでも良いが、退職届と同じフォーマットにする
- 添え状も退職届と同じサイズの用紙を使用する
- A4サイズの場合は三つ折りにして整える
これで、内容がオリジナルとは異なる形で表現されています。
封筒の選び方について
封筒は通常、提出書類よりも一回り大きなものを選ぶべきです。
【封筒サイズの比較】
・90×205 mmの書類には、120×235 mmの封筒を選択
・120×235 mmの書類には、190×240 mmの封筒を選択
書類が外から見えにくくなるように、封筒内で添え状を書類の上に配置します。
また、封筒には「親展」と赤い文字で記し、四角で囲むことで、受取人専用であることを明示し、第三者による開封を防ぎます。
退職届と添え状の正しい入れ方
封筒の裏面には接着剤をしっかり塗り、閉じる部分には「〆マーク」を記入します。さらに、左下には送り主の住所と名前を記します。
辞表と退職届の使い分け
辞表と退職届はどちらも退職に関する重要な書類ですが、用途に応じて異なる場合があります。
サラリーマンが使用する「退職届」
通常、退職届は雇用関係の終了を正式に通知するために提出され、人事部門や直接の上司に渡されます。
退職届と似た用途で「退職願」があり、退職意向を伝える文書ですが、通常は直属の上司が受け取ります。
役員や公務員による「辞表」の使用
辞表は、主に会社の役員や公務員が辞意を示すために使用する書類です。
労働に従事している役員も退職時にはこの文書を提出することがあります。
退職書類の準備について
退職届を入れる封筒は、白色無地で、封筒サイズに合ったものを選びます。
封筒は、油性インクの筆記具を使用して丁寧に作成します。
退職届は通常、直属の上司に直接提出されますが、郵送が必要な場合もあります。
大きな封筒を使用し、透けないように工夫することが大切です。
この記事では、退職届の封筒に関する情報を詳しく解説しました。
コメント